Privacybeleid Werknemers

Dit privacybeleid geldt voor medewerkers van Windels green & deco resin die gebruikmaken van ons medewerkersplatform in België. Wij verwerken persoonsgegevens volgens de GDPR (EU 2016/679), de Belgische privacywet van 30 juli 2018 en andere toepasselijke Belgische arbeids-, fiscale en sociale regelgeving.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Windels green & deco resin is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerkingen binnen het medewerkersplatform en de gekoppelde interne toepassingen.

2. Toepassingsgebied van dit beleid

Dit beleid is van toepassing op alle verwerkingen binnen:

• het medewerkersplatform (planning, berichten, HR-functionaliteiten),
• E-learning (opleidingsmodules, toetsen, voortgang),
• Kennisbank (interne werkinstructies en gebruik),
• AI Studio (prompts, uploads en gegenereerde tekstvoorstellen).

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Identificatie- en contactgegevens (naam, e-mail, telefoon, adres)
• Arbeids- en contractgegevens (functie, planning, evaluatie, afwezigheden)
• Loon- en administratieve gegevens (o.a. bankrekening voor salaris/terugbetaling)
• Toegangs- en gebruiksgegevens (logins, sessies, platformactiviteit)
• Opleidingsgegevens (E-learning voortgang, scores, certificering)
• Inhoudsgegevens van interne tools (bijv. opzoekingen in Kennisbank, invoer/output in AI Studio)

4. Rechtsgronden (art. 6 GDPR)

• Uitvoering van de arbeidsovereenkomst (art. 6.1.b GDPR)
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c GDPR), o.a. sociaal-fiscale verplichtingen in België
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f GDPR), o.a. IT-beveiliging, kwaliteitscontrole en interne audit
• Toestemming waar wettelijk vereist (art. 6.1.a GDPR), steeds intrekbaar

5. Doeleinden van verwerking

• HR- en personeelsadministratie, planning en interne communicatie
• Opleiding, kennisdeling en kwaliteitsverbetering via E-learning en Kennisbank
• Productiviteit en tekstondersteuning via AI Studio, met menselijke eindcontrole
• Naleving van Belgische wettelijke verplichtingen en interne veiligheidsprocedures

6. Regels voor klantgegevens en support VERPLICHT

• Geen doorgifte van klantgegevens aan derden zonder wettelijke basis of expliciete toestemming.
• Nooit vragen naar wachtwoorden, pincode, 2FA-codes, itsme-codes, CVV of gelijkaardige geheime gegevens.
• IBAN opvragen mag enkel wanneer strikt nodig voor terugbetaling en moet na afhandeling veilig worden verwijderd indien niet langer nodig.
• Gegevens intern delen gebeurt uitsluitend op need-to-know basis en via goedgekeurde bedrijfskanalen.

7. Verwerkers en doorgifte

Wij werken met verwerkers die contractueel gebonden zijn aan vertrouwelijkheid en beveiliging. Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt (bijv. via AI-verwerkers), voorzien wij passende waarborgen zoals Standard Contractual Clauses.

8. Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Waar Belgische wetgeving specifieke termijnen oplegt (bv. sociaal/fiscaal), volgen wij die wettelijke minimum- en maximumtermijnen.

9. Beveiligingsmaatregelen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangscontrole op rolbasis, logging, sessiebeveiliging, beperking van toegang, en opvolging van incidenten.

10. Rechten van betrokkenen

• Recht op informatie, inzage en kopie
• Recht op rectificatie
• Recht op beperking of bezwaar (waar toepasselijk)
• Recht op gegevenswissing (binnen wettelijke grenzen)
• Recht op overdraagbaarheid (waar toepasselijk)

Je kunt deze rechten uitoefenen via de contactgegevens hieronder. Wij kunnen vragen om identificatie voor veilige afhandeling.

11. Datalekken en klachten

Bij vermoeden van een datalek moet dit onmiddellijk intern gemeld worden. Indien vereist melden wij dit aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en betrokkenen conform de GDPR-termijnen.

Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid actualiseren bij wetswijzigingen, operationele wijzigingen of uitbreiding van platformfuncties. De actuele versie staat steeds op deze pagina.

13. Contact

Windels green & deco resin
Beukenlaan 8
3930 Hamont-Achel, België
E-mail: info@windelsgreen-decoresin.com
Telefoon: +32 11 75 33 19